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Against competitive tendering

Let’s play a game. You think of an Italian company that’s good at deploying urban games to improve cities while having fun; and I’ll guess who ou are thinking about. Ready? Ok, my turn: if you are Italian, you are thinking about Focus, owner of CriticalCity Upload (disclosure: I serve on its advisory board).

Easy win. If you ask around to anyone in Italy who knows anything about that, the name CriticalCity is immediately mentioned: they won seven awards in Italy and abroad, recruited a community of 250 players for their playable beta, and featured on most innovation specialized media in the country, from Wired to Nòva.

Despite all the recognition, a year ago the CriticalCity group managed to lose a tender of the Puglia Region to build a game that would activate the creative community gathered around the Pugliese policies in favour of the young, and in particularly around Bollenti Spiriti,, one of the most advanced initiatives in Italy in this space. The winner was a consortium that included Consorzio Nova (supposedly they do social innovation, but the website is under construction), communication and marketing agency Tom Comunicazione, and an e-learning company, Grifo Multimedia. Not much experience in the gaming area; that they won means they had a proposal that evaluators found very convincing.

After getting over the disappointment, the CriticalCity team went to work and, in may 2010, secured a grant from a Fondazione Cariplo and that allowed to launch the current version of their game, CriticalCity Upload. Then things moved quickly:

  • they launched on October 15th 2010 – five months after being awarded the grant
  • in the first two month, with zero communication spending, they rallied 800 players, verified one by one (i.e. zero spambots)
  • over the same period, players executed 1,516 missions
  • Upload costs € 150,000 for the first year – 70% of which funded by their grant, 30% by third parties
  • under the hood there is a solid gameplay engine, developed into code in collaboration with Californian early mover game company Playtime

On the other hand, the winners of the Puglia tender:

  • launched their game, Firstlaif, in november 2010, a full year after winning the tender
  • Firstlaif is obviously modelled after CriticalCity. Compare Firstlaif’s presentation video with CriticalCity’s (in the beta version of late 2007). Compare the concepts: Firstlaif changes the labels, but is really using the same concept. The word “ripoff” comes to mind.
  • after one month, Firstlaif totalled 16 completed missions (source)
  • over the same period, with communication “being limited to a banner in a local nespaper”, it attracted over one thousand registered users (source: as above). This figure chould probably be taken with a pinch of salt: at the time of taking my notes (31/12/2010, 10:45 CET+8) the whole first “community” page was occupied by users with names like pwyfvc63, ibhw1dzk, afbty6ic2f etc. These are not people, but spambots, i.e. programs that infiltrate social websites to advertise viagra, penis enhancement solutions, no-prescription drugs and all of the “worst of the Internet” repertoire. I looked at the first 100 users, and only 6 had a realistic-looking name.
  • it cost the regional administration € 335,000 (source: official documents).
  • All in all, it is clear that the regional administration failed to choose the right people for the job. I have no reason to believe that the officials in charge are incompetent or dishonest. Rather, I think the problem is technological and legal: public authorities are locked by the law in a spceific technology to make procurement choice, and that technology is the competitive tender. It is a public procedure whereby a buyer, meaning to purchase a certain good or service, writes down and publishes the specifications of what it wants, the maximum price it is willing to pay and the criteria according to which it will assess competing proposals. At a fixed date, an expert committee compares proposals and chooses the winner. This procedure is designed to be efficient (it allows comparison of alternatives), merit-based (it operates on clear criteria for what is desirable) and impartial (all proposals follow the same procedure, and everything is out in the open).

    Despite these advantages, competitive tendering is not a universal solution. Assessing public projects, especially ex ante is famously difficult. This gives rise to a structural information asymmetry, which is most severe for immaterial projects and policies: by definition, the supplier knows more on what she is selling than the purchaser, and the latter might find it difficult to figure out just how advantageous a proposal is. Here’s the thing: competitive tendering is a state-of-the-art procedure, but of the nineteenth century. It still works well for choosing supplier of well defined goods and services you can but from several suppliers competing with each other: it’s great for buying toilet paper, but sucks as a tool for making strategic decisions.

    When we need to figure out who, in the world, knows a lot about something and could help us dealing with it we do a very simple thing: we ask our friends and Google. If you, like me, have a pretty good social network it is often enough to share a question on Facebook or Twitter ( “hi all, do we know a good graph theorist who understands different metrices of node centrality in a network?”) to receive some lead within minutes, or hours at the most. These leads are generally links to publications or CVs of people with that specialization. If they look promising, we can write to them and they can accept to work for us, or recommend other people with the right set of skills. And what about accountability? Well, accountability should be geared towards results, not procedure: and transparency of those results helps good suppliers or collaborators to build reputation.

    Competitive belongs to the arsenal of Weberian bureaucracy, itself an extraordinary innovation that, however, is now growing obsolete. I would suggest (actually I did that in my book Wikicrazia) to rethink the organizational form of government administration: in times of dwindling resources it makes sense to equip yourself with the best available tools for making decisions. CriticalCIty Upload is obviously better than Firstlaif, and any tool that leads to choosing the latter over the former is simply not good enough.

Contro le gare d’appalto

Facciamo un gioco: voi pensate a un’azienda italiana in grado di realizzare giochi urbani per migliorare le città divertendo, e io indovino a quale state pensando. Pronti? Bene: state pensando a Focus, che ha inventato CriticalCity Upload (disclosure: faccio parte del suo advisory board).

Ok, era facile. Se fate circolare la domanda nelle reti sociali che si occupano di creatività in Italia, il nome CriticalCity salta fuori immediatamente: ha vinto sette premi in Italia e all’estero; messo insieme una comunità di 250 giocatori già nella primissima versione (2008); ottenuto una rassegna stampa sterminata (da Wired a Nòva 24Ore). Anche Google pesca il sito di CriticalCity al quarto posto (ai primi tre ci sono la voce “giochi urbani” di Wikipedia, che comunque cita CriticalCity; un sito che vende videogames; e un produttore di scivoli e altalene).

Nonostante il curriculum, un anno fa il gruppo di CriticalCity è riuscita a perdere una gara indetta dalla Regione Puglia per costruire un gioco per animare la comunità dei creativi resa visibile dalle politiche giovanili pugliesi, e in particolare da Bollenti Spiriti, un’iniziativa molto avanzata per l’Italia. Ha vinto invece una cordata costituita da Consorzio Nova (credo si occupi di innovazione sociale, ma il sito è in costruzione al momento in cui scrivo), un’agenzia di pubblicità e marketing, Tom Comunicazione, e un’azienda che fa e-learning, Grifo Multimedia. Non molto a che vedere con il mondo dei giochi: significa che avevano una proposta valutata come molto forte, con idee chiare.

Archiviata la delusione, i ragazzi si sono rimboccati le maniche, e a maggio 2010) Focus ha ottenuto un finanziamento da Fondazione Cariplo, grazie al quale ha lanciato l’attuale versione del gioco, CriticalCity Upload.

  • il lancio di CCU è avvenuto a ottobre 2010, dopo cinque mesi dall’approvazione del contributo
  • nei primi due mesi, a fronte di una spesa di zero euro in comunicazione, ottocento utenti verificati uno per uno, di cui zero spambot, si sono iscritti a CCU.
  • nello stesso periodo, questi utenti giocatori hanno svolto 1516 missioni
  • Upload è costato, per il primo anno, circa 150.000 euro, finanziati per il 70% da Fondazione Cariplo, e al 30% da clienti terzi
  • sotto il cofano c’è un motore di gioco sviluppato insieme alla californiana Playtime, che ha inventato questo tipo di gioco urbano nei primi anni duemila.
  • hanno lanciato il loro gioco, Firstlaif, a novembre 2010, dopo un anno dalla vittoria.
  • Firstlaif trae un’ispirazione molto evidente da CriticalCity. Confrontate il video di presentazione di Firstlaif con quello di CC prima versione (fine 2007); confrontate le piattaforme in generale: alle istruzioni di CC corrispondono le sfide di Firstlaif, alle esecuzioni le missioni, ai nodi le officine.
  • dopo un mese, sulla piattaforma erano state realizzate 16 missioni (fonte)
  • sempre nel primo mese di attività, a fronte di una comunicazione “limitata a un bannerino sulla Repubblica Bari”, si sono registrati alla piattaforma oltre mille utenti (fonte: l’articolo di prima). Questa cifra va probabilmente presa con un bel paio di pinze: al momento in cui scrivo (31/12/2010, 10:45 CET+8) l’intera prima pagina è occupata da utenti con nomi come pwyfvc63, ibhw1dzk, afbty6ic2f eccetera. Queste non sono persone, ma spambot, cioè programmi che infiltrano le reti sociali con l’obiettivo di mettere messaggi pubblicitari su viagra, allungamento del pene, farmaci senza ricetta e tutto il solito repertorio della peggiore Internet. Mi sono passato i primi 100 utenti e quelli con dei nomi realistici sono in tutto sei.
  • è costato alla Regione Puglia 335.000 euro (fonte: accesso agli atti da parte di Focus)
  • Insomma, è chiaro che la Regione ha fatto una scelta infelice. Non ho motivo di pensare che i funzionari responsabili siano stupidi o malintenzionati (al contrario, conosco alcune persone dello staff di Bollenti Spiriti e ne ho grande stima, come ho detto qui). Credo che il problema sia piuttosto tecnologico-legale: gli enti pubblici sono obbligati a usare una tecnologia specifica per scegliere i propri fornitori (anche quelli di giochi urbani), e questa tecnologia è la gara. Si tratta di una procedura di evidenza pubblica in cui un soggetto, volendo comprare un certo bene o servizio, descrive in un documento le caratteristiche di ciò che vuole comprare, il prezzo massimo che è disposto a pagare e i criteri in base al quale valuterà le proposte pervenute. Alla scadenza del bando, una commissione indipendente di esperti valuta le offerte e sceglie quella vincitrice. Questa procedura è pensata per essere efficiente (permette il confronto tra più proposte), meritocratica (stabilisce dei criteri chiari su cui è possibile misurare le proposte concorrenti) e imparziale (tutto è alla luce del sole, e tutte le proposte seguono lo stesso iter).

    Nonostante questi pregi, le gare non risolvono tutti i problemi. La valutazione dei progetti pubblici (in particolare quella ex ante) è una cosa molto difficile. Questo crea un’asimmetria informativa strutturale che affligge soprattutto i progetti immateriali: per definizione, il fornitore è molto più preparato dell’amministrazione cliente sull’oggetto della fornitura, e quindi non è affatto semplice capire quando un contratto è vantaggioso e quando non lo è. Il fatto è che la gara, in quanto procedura, rappresenta lo stato dell’arte, ma quello del diciannovesimo secolo. Funziona bene per forniture di beni e servizi ben definiti, serviti da fornitori in concorrenza tra loro, e che avvengono in un contesto statico. Banalizzando, va benissimo per comprare la carta igienica, ma lascia a desiderare se vuoi fare investimenti strategici. L’appalto per il famigerato portale Italia.it, il progetto pubblico fallimentare per antonomasia, è stato assegnato con una regolare gara.

    Quando noi abbiamo bisogno di capire chi, nel mondo, è esperto di una certa cosa e potrebbe probabilmente darci una mano nel trattarla facciamo una cosa molto semplice: chiediamo agli amici, e a Google. Per chi, come me, ha coltivato una discreta rete di relazioni basta spesso scrivere su Twitter o Facebook una domanda, anche molto specifica (“ciao a tutti, conoscete un bravo matematico dei grafi che capisca di misure alternative di centralità dei nodi in una rete?”) per ricevere qualche pista da seguire nel giro di pochi minuti, o al massimo poche ore. Le piste consistono in genere di links, che portano ad una pubblicazione o al curriculum di persone con quella specializzazione. Se sembrano promettenti, gli si può scrivere, e loro possono offrirsi direttamente di risolvere il nostro problema o indicarci colleghi più adatti di loro. Questo modo di procedere usa reti di competenze per filtrare l’informazione; il fatto che lo usiamo tutti i giorni è un buon indicatore della sua efficacia. Non credo che manchi sul piano dell’accountability; l’accountability dovrebbe essere verso il risultato, non la procedura. La trasparenza di quei risultati aiuta i migliori fornitori a costruire reputazione, attraverso la quale riceveranno, in futuro, più incarichi.

    La gara pubblica fa parte dell’arsenale della burocrazia weberiana, essa stessa una straordinaria innovazione che, però, è arrivata all’obsolescenza. Proporrei (di fatto l’ho già proposto, in Wikicrazia) di ripensare le forme dell’amministrazione pubblica: in tempi di risorse limitate mi sembra abbia senso dotarsi dei migliori strumenti di scelta disponibili. CriticalCity Upload è semplicemente migliore di Firstlaif, e uno strumento che porta a scegliere la seconda sulla prima non è un buono strumento.

Bandi per la creatività e culture amministrative: due esperienze a confronto

Collaboro ad un progetto, Visioni Urbane, nel quale ci stiamo ponendo il problema di lanciare alcuni bandi per attività creative. Mi è venuta la curiosità di leggere alcuni bandi che, in questo campo, hanno una buona reputazione. Ne ho scelti due: uno è Principi Attivi, il bando di un’esperienza pugliese che mi interessa molto, Bollenti Spiriti. E’ stato aperto da maggio a luglio 2008, e ha messo a bando 7.6 milioni di euro. Ha ricevuto oltre 1.500 progetti da quasi tutti i comuni pugliesi. L’altro è Grants for the Arts, lo strumento principale di finanziamento di progetti artistici dell’Arts Council England. Questo è un bando sempre aperto, rifinanziato di anno in anno con i denari della National Lottery.

Gli obiettivi dei due bandi sono gli stessi: spingere giovani artisti e creativi in genere a concorrere all’assegnazione di risorse pubbliche, nella speranza che alcuni di loro facciano il salto e diventino imprese creative e culturali vere e proprie. Per fare questo è necessario creare bandi semplici da usare (per abbassare le barriere alla partecipazione di soggetti che hanno competenze creative e non burocratiche) e trasparenti (per creare fiducia). Ho provato a riassumere le mie letture in una tabella, questa:

Principi Attivi Grants for the arts
Periodo di apertura 5 maggio – 31 luglio 2008 sempre aperto, non c’è scadenza
Chi può partecipare Gruppi informali (minimo due persone) di giovani sopra i 18 anni e nati non prima del 1/1/1977, residenti in Puglia Individui o organizzazioni. La definizione di “organizzazione” è : un gruppo di persone con un obiettivo comune e un conto corrente con almeno due firme.
Forma giuridica I gruppi finanziati devono costituirsi in associazioni o altra forma giuridica Non richiesta
Criteri di valutazione Griglia pubblicata sul bando Pubblicati sul bando, senza griglia
Taglio Al massimo 25.000 € Da 1.000 a 100.000 £ per le attività locali: da 1.000 a 200.000 £ per quelle nazionali. In circostanze eccezionali è possibile chiedere finanziamenti anche superiori
Cofinanziamento Non richiesto Il proponente deve fare ogni ragionevole sforzo per assicurare il massimo cofinanziamento; in casi speciali, è possibile chiedere un finanziamento per il 100% dell’attività proposta.
Erogazione Anticipo del 70%, saldo del 30% In unica soluzione anticipata o in tranches, come specificato dalla lettera di approvazione della domanda. Vi è sempre un anticipo.
Garanzia finanziaria Fideiussione sull’anticipo (il 70% del finanziamento erogato) Non richiesta
Assistenza Telefonica, forum online, appuntamenti Documentazione online molto dettagliata, ben scritta e friendly. Enquiries office risponde a telefonate, email, sms.
Formulario 10 pagine, con budget preformattato (solo macrovoci: spese di costituzione e fideiussione, risorse umane, risorse strumentali, spese di gestione) No. Domanda “alla Kublai”, senza formattazione ma insistendo sull’evidenziare ciò che serve per capire la qualità della proposta.

La differenza si vede a occhio. Grants for the Arts è congegnato in modo da lasciare ai partecipanti la massima libertà di produrre ciò che essi considerano buone proposte. Le regole e i limiti sono ridotti al massimo, e comunque non tassativi; le definizioni molto elastiche (guardate quella di organizzazione!); non ci sono scadenze; non sono richieste fideiussioni o altre garanzie; la proposta ha formato completamente libero, con una forte enfasi sull’assistenza, come avviene in Kublai. Sei cieco? La documentazione è disponibile in Braille. Sei dislessico? Vieni nei nostri uffici, facciamo una riunione e ti mettiamo a disposizione una persona che prende appunti. Le idee guida sono quelle di incoraggiare più persone possibile a partecipare, per essere sicuri di non perdersi neppure una buona idea per ragioni di procedura, e poi fare una selezione spietata in termini di qualità (e questo significa che l’Arts Council England ha piena fiducia nelle proprie capacità di selezionare). Grants for the arts è orientato alla performance brillante, non al processo.

Anche Principi attivi è orientato alla performance (e all’assistenza: il suo team ha condotto quasi cento incontri di promozione), e in effetti i suoi numeri sono rilevanti. Ma questo orientamento deve fare i conti con la cultura amministrativa italiana, quindi la procedura è molto più strutturata. Puoi partecipare come gruppo informale, ma se vinci devi costituire una società o un’associazione; la modalità di erogazione è fissa; è richiesta una fideiussione; e soprattutto, il taglio dei progetti è limitato a 25mila euro (quindi a progetti piccoli) e la proposta si scrive riempiendo un formulario. Sia il taglio che formulario, ovviamente, riflettono le priorità e i valori dell’amministrazione che lo propone, e non quelli dei proponenti: per esempio, tiene abbastanza sottotraccia la parte di business planning.

Ho mandato la tabella ad Annibale D’Elia, il responsabile di Bollenti Spiriti, per un commento. Lui mi ha spiegato che

  1. Principi attivi è un bando molto agile e de-burocratizzato nel panorama italiano (ed è vero)
  2. La forma finale del bando “è il risultato di faticose mediazioni” con la macchina amministrativa della Regione, la cui cultura è totalmente orientata alla procedura.
  3. Il bando costringe i creativi a strutturarsi, costituendo associazioni e andando in banca a cercare fideiussioni, perché vuole promuoverne la partecipazione alla vita attiva del territorio. E il territorio (l’Italia, non la Puglia) funziona così: bandi pubblici, gare d’appalto etc. richiedono forme giuridiche e garanzie finanziarie. I creativi pugliesi questo l’hanno capito, e l’hanno apprezzato.

Annibale e il suo gruppo sono bravi e motivati, e la spiegazione mi convince. Però mi colpisce quanto noi italiani siamo talmente immersi nella proceduralizzazione che non la vediamo nemmeno più. Così, per esempio, se Principi attivi l’avesse progettato un inglese dell’Arts Council non avrebbe obbligato i vincitori a costituirsi in associazione, ma li avrebbe incoraggiati a farlo, fornendo loro l’assistenza. Il ragionamento è: certo, strutturarsi è un vantaggio ed è sensato, e io abilito chi desidera farlo. Ma perché devo rischiare di dovere bocciare un progetto fortissimo di uno che l’associazione, per motivi suoi, non vuole farla? Magari è un creativo geniale ma individualista, se da solo riesce a competere con gruppi strutturati meglio per lui.

Questa impostazione percorre tutto il bando: il formulario per la proposta? Standardizzato. Il taglio dei progetti? 25mila euro, comunque. Le voci del budget? Le stesse per tutti. Il gruppo di Bollenti spiriti (come tutti gli estensori di bandi italiani) non se la sente di dire “i progetti sono tutti diversi, quindi non ha senso standardizzare troppo. Scrivi come ti pare, l’importante è che tu mi faccia capire”. Non parliamo neanche della faccenda della fideiussione. Annibale mi ha raccontato che questo ha creato anche qualche problema, perché le banche pugliesi inizialmente si sono rifiutate di stipulare fideiussioni ai creativi (poi c’è stata un po’ di polemica sul forum e alla fine qualcuno ha rotto il fronte). Quanto agli inglesi, ho chiesto a Andrew Missingham perché non chiedono garanzie, e lui mi ha detto: perché nessun artista o creativo è così stupido da provare a truffare il principale canale di finanziamento per le arti. E questo crea problemi di controllo del denaro pubblico? No: il tasso di insoluti è praticamente zero, e inoltre si risparmiano costi amministrativi su tutti i fronti (una delle conseguenze di Principi attivi, come di quasi tutti i bandi di questo tipo, è che si trasferiscono risorse dal settore pubblico alle banche: le fideiussioni costano). L’impressione è che le garanzie finanziarie servano molto là dove la capacità di valutare nel merito non è molto sviluppata.

Insomma, noi italiani siamo un po’ come i pesci della barzelletta, a cui chiedono “com’è vivere sempre nell’acqua?”. E loro, stupiti: “Che cosa sarebbe quest’acqua di cui parlate?”. Siamo così immersi nella nostra particolare cultura amministrativa che la viviamo come “la” cultura amministrativa tout court. E invece l’azione amministrativa non deve necessariamente essere fatta di diritto romano, burocrazia weberiana (e furbizia levantina per ricuperare un minimo di spazio di azione quando le regole “stringono” troppo). Il nostro modo di amministrare è frutto di una cultura specifica e storicamente determinata. Altri amministrano in altro modo. Temo che la nostra cultura amministrativa sia troppo rigida per un mondo che si fa sempre più complesso, e sarà sempre di più un fattore di riduzione della competitività delle imprese del settore creativo – e anche delle altre, mi sa.

Però si potrebbe sempre cambiarla, no? Io, per dirne una, non ci sono particolarmente affezionato :mrgreen: